時間管理のマトリクスについて知りたい人「時間管理のマトリクスについて詳しく知りたい。著書7つの習慣の第3の習慣「最優先事項を優先する」で出てきた時間管理のマトリクスについて学んだが、他の人はどんな解釈をしたの？感想も知っておきたい。時間管理のマトリクスを理解して自分のやるべきことを明確にし、時間を有効活用したり、人生をより良いものにしたい。」
この記事の内容
- 時間管理マトリクスの考え方
- 時間管理マトリクスを上手く機能させるには
- 時間管理マトリクスを理解するとマネジメントができる
どうも！ましゅー(@mashuublog)です。
今回は時間管理マトリクスを使いこなす方法を解説します。
先日に以下のようなツイートをしました。
この記事で更に詳しく解説していきます。
時間管理マトリクスは著書「7つの習慣」の第3の習慣「最優先事項を優先する」でも紹介されました。
時間管理マトリクスの考え方を理解することで「あなたの時間を注ぐべき領域」を明確にすることができます。そして、時間の注ぎ先を変えることであなたがどんな領域であれ「成功」する可能性をぐっと上げることができる。そんな考え方です。
時間管理マトリクスの考え方
時間管理マトリクスの考え方として、まず４つの領域に分けて考えられます。私達はいつでもどれかに分類される時間を過ごしています。
画像で表示したものが以下の通り。
第1領域 緊急かつ重要
課題や問題などを解決するのがこの領域。
仕事で言うと、売上に直結する仕事やクレーム処理などが当てはまります。問題や課題は待ってくれませんし重要。
本業と副業という分け方をすると、本業がこれに当てはまるでしょう。
第2領域 重要だが緊急でない
自己投資や勉強などがこの領域。
仕事で問題が発生する前に予防線を貼っておく。職場での人間とコミュニケーションをとる。などもこの領域に当てはまります。
例えば、クレームが発生する前にクレームの対応マニュアルを作っておけば、対応が簡単になりますよね。クレームの対応自体は第1領域の作業ですが、起きた時の作業量を減らしたりできるのが第2領域の特徴。
第3領域 緊急だが重要でない
見せかけは忙しそうに見えるのがこの領域。
やってる本人は「第1領域の作業だ。」と勘違いし易いので注意しましょう。
仕事でいうと売上に繋がらない作業。報告書の作成や重要でないメールのやり取り。無駄な接待などです。
第4領域 緊急でなく重要でもない
この領域は無駄な領域。
しかし、これらを楽しみに過ごす人も非常に多いです。単なる遊びや無駄な待ち時間などのこと。
時間管理マトリクスのパターン
いくつかの時間管理マトリクスのパターンをご紹介。
第1領域の作業を時間を追われる人
毎日残業をしていたり忙しい人が当てはまります。いつも問題を抱えていて、ストレス負荷の高い生活を送っているため、残りの少ない余暇は第4領域(ゲームや趣味などでストレス発散を行う)に時間を使っています。第2領域と第3領域に当てる時間はほとんどありません。
第3領域と第4領域に時間を当てる人
重要なことをやらないため、無責任な生き方をしています。また、自立することが難しく、他者に大きく依存することもあります。
それでは、一体どのように時間管理マトリクスを機能させれば、良いものになるでしょうか。次に説明します。
時間管理マトリクスを上手く機能させるには
結論：第2領域に時間を注ぐと良いです。
成功できる人は3と4の時間を徹底的に削り、2の領域に時間を注ぎます。
第3領域の作業＝最低限の量をこなし、残りは人に任せたり、必要ないと判断したものは断ったりします。
第4領域の作業＝全くやらない or 断る。
そして第2領域(=自己投資や勉強、予防線など)に時間を注ぎ、第1領域の仕事効率を上げます。第2領域の時間を更に増やします。
このサイクルを回すと、自己投資の時間(第2領域)を増やしつつ、やるべき作業(第1領域)はどんどん減るので、個人としての能力が爆伸びします。これが「成功するための鍵」となります。
続けられるかどうかは第2領域の作業が楽しいかどうか。
このサイクルを続けられるかどうかは第2領域の作業を自分が楽しいと思えるかどうかです。この領域で頑張れる人は、皆大きな成功を収めているとも言えます。
例えば、スポーツ選手、Youtuber、プロゲーマー、ブロガーなど。皆、第2領域で頑張り、結果を収めた人達ではありませんか？
時間管理マトリクスを理解するとマネジメントができる
時間管理マトリクスの考え方について説明しました。
少し余談ですが、
この基本的な考え方を押さえておくと、
セルフマネジメントもできますし、他人をマネジメントすることもできます。
「マネジメント＝成果の上げ方がわかる」ということなので、これからの時代に持っておいて損はない能力だと個人的には思います。
まとめ：時間管理マトリクスの第２領域の作業に没頭せよ
いかがでしたでしょうか。
時間管理のマトリクスについての理解が深まったのではないでしょうか。
やるべきことは第2領域の作業時間を積み上げること。そしてそれを楽しみながらやるべし。
時間管理をし、セルフマネジメントをすることで「成功」への道を切り開いて行ってください。
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